I den bästa av världar kommer din beställning av komponenter till linjärsystemet fram i tid, är oskadad och anpassad enligt specifikationerna. Men i verkligheten är ingen ofelbar. Misstag sker och en order kan vara inkomplett, skadad eller felaktig. Det händer alla, hur noga och kvalitetsmedvetna de än är. Därför är det viktigt att du har koll på hur din leverantör hanterar reklamationer. För det kan skilja sig en del mellan olika företag och ha stor betydelse för hur väl du kommer kunna uppfylla de löften du gett till er kund.
En bra hanterad reklamation är guld värd
Att du kan lita på leveransbesked och att logistiken fungerar är grundläggande för att du ska kunna hålla tidsplanen. Därför jobbar de flesta leverantörer hårt för att undvika att det uppstår fel eller förseningar. Men ibland är olyckan framme eller ett misstag begås. Du hade beställt 100 kulskruvar, men det fanns bara 70 i försändelsen. Eller så var tre av dem i fel längd.
Alla gör fel, så av den anledningen kan det vara intressant för dig att försöka ta reda på hur olika leverantörer ser på och hanterar reklamationer. En bra genomförd leverans är givetvis helt felfri. Men om något går snett, är en väl genomförd reklamation oerhört värdefull och kan faktiskt stärka förtroendet för din leverantör.
Grunden i all framgångsrik reklamationshantering är kommunikation. Du vill få svar på hur problemet ska lösas, när det är löst och helst slippa att behöva tillbringa tid i telefonköer eller känna dig ifrågasatt. Tvärtom, du vill att din leverantör ska vara proaktiv och höra av sig i samma ögonblick något sker som kan innebära en potentiell avvikelse. För när du har kommunicerat ut leveransdatum till din organisation och till kunden, då vill du kunna vara snabb med att nå ut med förändrad information. Vilket kräver att din leverantör är snabb när det gäller återkoppling. Kommunikationen måste vara tydlig, snabb, ärlig och transparent.
Hur vet jag hur en reklamation kommer att hanteras?
Att på förhand veta hur en leverantör kommer hantera en reklamation är naturligtvis inte helt enkelt. Det går ju inte att fråga företaget, för de kommer givetvis hävda att de är snabba och proaktiva när det gäller reklamationshantering.
Många gånger märker du det genom känslan du får när du har dina initiala kontakter med dem. Börja med att göra en förfrågan om pris eller en offert. Märker du att du får svar snabbt och att de verkar vara på hugget, är det ett tecken på att de är snabba och serviceinriktade. Vilket förmodligen också kommer att gälla eventuella reklamationer.
Du kan också fråga runt i ditt nätverk och höra om någon annan har erfarenhet av att arbeta med dem. Det brukar visa sig rätt snabbt om de faktiskt lever upp till de utfästelser de gör.
Välj en leverantör som förstår vikten av reklamationshantering
En annan viktig faktor är hur leverantören arbetar med sina tillverkare. Vissa leverantörer låter alla komponenter som beställs från externa tillverkare passera deras egen verksamhet innan leverans till slutkund. På så sätt kan de kontrollera kvaliteten och att allt stämmer. De har även rutiner på plats så att produktionspersonalen slår larm om de kvaliteter som levererats in inte håller måttet.
En del leverantörer har även en särskild avdelning som är helt dedikerade till att sköta reklamationer för att kunna hantera dem så snabbt som möjligt. Det behöver inte innebära att de har mer avvikelser än andra, utan snarare att de tar problematiken på allvar.
Men det viktigaste av allt är din leverantörs attityd. Har de förståelse för att du behöver dina komponenter och att du har en kund som du måste hantera? Litar de på dig, eller ifrågasätter de dig?
En leverantör som hanterar reklamationer på ett bra sätt är fokuserad på att hjälpa dig, snarare än att stjälpa. De lägger sin energi på att lösa den uppkomna situationen på ett sätt som gör att du kan hålla de löften ni gett er kund.
